Jak uporządkować dokumenty w przedsiębiorstwie

Ostatnimi czasy wchodzi na rynek coraz więcej aplikacji i systemów upraszczających pracę tak w wielkich jak i niedużych przedsiębiorstwach. Każdemu przedsiębiorstwu przydaje się system do planowania czasu pracy, wystawiania faktur, również jakiś program umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej i to zarówno elektronicznej jak i zwykłej, choćby po zeskanowaniu. Wszystko to uzależnione jest od tego w jakiej branży funkcjonuje przedsiębiorstwo. Gdy obracamy dużą ilością dokumentów wszelkiego typu, w dodatku chcemy, aby wszystko znajdowało się nie tylko fizycznie w segregatorach lecz też w odpowiednich folderach w komputerze zdecydowanie musimy zagwarantować pracownikom jakiś program ułatwiający te zadania.


Mały podatnik czyli kto?
Twórca artykułu: www.sxc.hu
Podpatrzone na: www.sxc.hu
Powinniśmy zdecydować się na system, który po pierwsze może funkcjonować na wielu stanowiskach. Zazwyczaj nie ma w firmie jednego człowieka odpowiedzialnego za wprowadzanie do programów całej dokumentacji tylko po prostu każdy pracownik czy dział wykonuje to samodzielnie. Sprawdzajmy jakie możliwości daje interesujący nas program. To ważne, żeby nie wyszło po fakcie, że musimy skanować przykładowo pięćset dokumentów w ciągu dnia, a system przestaje działać.

Kolejna kwestia to indeksowanie i odpowiednie rozdzielanie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobrze działający system do tego przeznaczony ma oczywiście te możliwości wbudowane.
Mocne wejście Twojej firmy
Twórca artykułu: www.sxc.hu
Podpatrzone na: www.sxc.hu
Na przykład aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów paskowych, zdefiniowanych formularzy, stron oddzielających paczki dokumentów. To niezwykle przydatne narzędzie. Nie musimy się zastanawiać czy aby na pewno dokumenty trafią do właściwego folderu, czy możemy skanować kilka formularzy w tym samym czasie. Jest to możliwe właśnie dzięki tego typu narzędziom.

Co niezwykle istotne – takiego typu aplikacje mają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Często mamy okazję oglądać skany, które zwyczajnie są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną plamę litery – unikniemy takiego rodzaju wypadków dzięki odpowiednim aplikacjom.

Upraszczanie czasochłonnych zajęć w przedsiębiorstwie przynosi rezultaty od razu. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im obowiązek wykonywania tego rodzaju czasochłonnych zadań. firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Dobrze jest zatem inwestować w systemy ułatwiające obrót dokumentami.
Podpatrzone na: http://efematic.pl/
2012/08/29, 13:15:26
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.